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10方法提升工作效率——讓你事半功倍!

為了幫助大家可以提高做事效率,事半功倍。商業新聞媒體《Business Insider》提出了幾點,讓大家在假期前可以全力沖刺,不讓堆積如山的工作破壞美好假期。

1.「立刻」去做每一件小事

《Better Than Before》一書作者Gretchen Rubin說道,你不必花很多時間去做好一件小事,因此,當你立刻去做,就可以避免「小事堆積如山」的窘境。

除此之外,小事成就大事,只要在凡事上都盡心盡力,必能帶出不同凡響的結果。

2. 工作時「禁帶」手機

《Atomic Habits》一書作者James Clear說道:「午休之前,我都會刻意地把手機放在另一個房間。」

James Clear說他與大部分人一樣,手機不離身的結果便是─每三分鐘檢查一次。不過,當他開始「隔離手機」時,他發現他不太可能分心,并且可以開始專注地做眼前任務,而不是一直回覆簡訊、郵件以及電話。

3. 在一天最喜歡的「例行公事」中做你的工作

杜克大學心理學和行為經濟學教授Dan Ariely說道,他一天中最喜歡的例行公事就是在早上來一杯熱咖啡,并趁這個時候寫作,以提高工作效率。

4. 安排一個「深度思考」的時間

喬治城大學計算機科學副教授Cal Newport說道,他喜歡安排一個時間好好思考工作上的重大任務,例如,即將到來的會議。

而這個方法讓他可以更精準地分配各會議以及任務在行程表上的時間與比重。

5. 事前思考下星期的「代辦事項」

《Off The Lock》一書作者Laura Vanderkam說道,每個星期五她都會事先規劃下個禮拜的代辦事項,并且將其歸類成:工作、人際、自我三個方向,她發現此方法讓其在生活與工作上達到前所未有的平衡。

6. 更富有同情心

《Overwhelmed: Work, Love, and Play When No One Has the Time》一書作者Brigid Schulte說道,同情心不僅幫助我們知道自己不過是凡人,都會有做錯事、分心、毫無動力…的時候,還能在我們茫然不堪負重時,拉我們一把,使我們愿意原諒自己并再次嘗試。

7. 要能未雨綢繆

咨商公司Zenger / Folkman總裁Jack Zenger以及《Speed》一書的作者Joe Folkman說道,最有效率的人都是會解決問題的人才,他們總是可以想到創新的解決方式,并更有效率地完成任務。

除此之外,他們習慣先預設潛在問題,并思考解決方式,與此同時,借鏡他人,避免犯下同樣錯誤。

8. 不要過勞

心理學家兼主持人Ron Friedman說道,人一天的學習力基本上都處于波動狀態,當一天愈接近尾聲,人通常會感到愈疲累,學習力、資訊處理能力、工作效率也遞減,因此,在你體力顛峰時多安排些工作,在累的時候就休息一下吧。

9. 「不得不去做」的動力

臨床心理學家Steve Levinson說道,有一種更具建設性的動機,那便是刻意地把自己置身于「不得不去做」的處境里。

Steve Levinson很喜歡舉一個例子來解釋─Joe希望透過每天體能鍛煉來獲得好身材,為了讓自己準時去健身房報到,所以他在健身房的儲物柜里放了一瓶止汗劑且規定自己一定要用完,不準買新的。

因此,若要避免體臭的尷尬狀況,Joe一定要去健身房報到。但如果去健身房只為涂止汗劑又太浪費時間,因此他還會留下來做運動、重訓,最終養成了每天鍛煉的好習慣。

10. 整理一份「15分鐘」代辦事項

《Work Simply》一書作者Carson Tate說道,「15分鐘代辦事項」不僅可以對付拖延老毛病,還可以幫助你有效利用瑣碎時間。例如,你可以在排隊等候時的空檔完成你的清單。除此之外,當你覺得拖延老毛病又犯時,你可以透過快速完成清單任務,獲得小成就感,進而幫助你面對更具挑戰性或更復雜的代辦事項。

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